고객을 맞이하는 우리의 기본자세
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공단을 직접 방문하시는 경우
- 인터넷 홈페이지 등을 통하여 약도와 찾아오시는 방법 등을 상세히 안내하겠습니다.
- 공단 건물을 쉽게 찾으실 수 있도록 외부 및 로비·엘리베이터·복도 등에 안내판을 설치하고, 사무실 입구에는 직원별 담당업무를 표기한 좌석배치도를 비치하며, 담당자의 자리마다 명패를 설치하여 고객이 담당자를 쉽게 찾으실 수 있도록 하겠습니다.
- 모든 임직원은 근무 중 사무실에서 신분증을 패용함으로써 쉽게 담당자의 인적사항을 확인하실 수 있도록 하겠습니다.
- 고객을 맞이할 때에는 하던 일을 멈추고 먼저 일어서서 인사를 드린 후, 자신의 이름을 밝히고 친절하게 응대하겠습니다.
- 응대할 때에는 고객이 편안한 상태에서 업무를 보실 수 있도록 하겠으며, 고객이 업무 처리를 기다리시는 동안에는 불편함이 없도록 최대한 편의를 제공하겠습니다.
- 고객이 방문 후 5분 이상 기다리지 않도록 하고, 담당자가 부재중이면 대기시간을 알려드리거나 다른 직원이 대신 업무를 처리하여 드리겠습니다.
- 업무를 마치고 돌아가실 때에는 궁금한 사항이 있거나 도움이 필요한 경우 연락하실 수 있도록 명함을 드리고, 일어서서 인사를 드리겠습니다.
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직원이 고객을 방문하는 경우
- 고객을 방문하는 경우에는 방문목적·방문일자를 사전에 협의하고, 문서로 준비사항 등을 알려드려 고객의 일상적인 업무에 불편을 드리지 않겠습니다.
- 방문 직원은 약속시간을 정확히 지키고 신분증을 패용하며, 단정하고 정중한 몸가짐을 유지하도록 하겠습니다.
- 신속·정확·공정하게 업무를 마친 후, 현장에서 업무처리 결과를 분명하고 친절하게 설명하여 드리겠습니다.
- 업무처리에 대한 의문이나 이의가 있으면 연락하실 수 있도록 방문 직원의 명함을 전해 드리도록 하겠습니다.
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전화를 걸어오시는 경우
- 전화벨이 3번 이상 울리기 전에 받겠으며, 고객이 전화를 끊으신 후에 수화기를 내려놓겠습니다.
- 전화를 받을 때는 인사말, 소속부서, 이름을 알아듣기 쉽도록 정확한 발음으로 밝히겠습니다.
- 정중하고 부드러운 음성과 성의 있는 자세로 고객의 문의내용에 집중하겠으며, 정확하고 명료한 답변으로 이해하기 쉽게 설명 드리겠습니다.
- 문의사항은 가급적 전화를 처음 받은 직원이 답변하겠으며, 전화를 다른 직원에게 연결해야 할 경우에는 연결 전에 다른 직원의 부서 및 성명, 전화번호를 알려 드리겠습니다.
- 담당자가 부재중인 경우 부재 사유를 알려 드리고, 담당자에게 문의 내용을 전달하여 원하는 시간에 원하는 방법과 장소로 직접 연락 드리도록 하겠습니다.
- 계속되는 전화 연결로 고객이 같은 내용을 반복해서 설명하지 않도록 하겠습니다.
- 고객이 전화로 말씀하신 민원·건의·질의·요청사항 등은 다른 일상적인 업무보다 우선하여 처리하겠으며, 통화가 끝나기 전에 처리 예정시간 등을 상세히 설명 드리겠습니다.
- 상냥하고 부드러운 끝인사로 통화를 마무리하겠습니다.
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홈페이지를 방문하시는 경우
- 인터넷 홈페이지를 통하여 공단 서비스에 대한 최신 정보를 자세히 소개하여 고객들이 쉽게 이용할 수 있도록 하겠습니다.
- 인터넷 홈페이지에는 고객의 기술상담 및 검사·교육신청 등 민원사항의 처리를 위하여 민원창구 메뉴를 운영하고, 접수·처리결과를 고객에게 실시간으로 알려드리도록 하겠습니다.
- 인터넷 홈페이지를 통해 처리 가능한 민원사무의 종류, 처리절차, 구비서류, 수수료 및 민원서식 등을 제공하도록 하겠습니다.
- 인터넷 홈페이지를 통해 공단에 대한 고객제안·불편신고·칭찬·비리고발 등을 쉽게 하실 수 있도록 다양한 게시판을 설치 · 운영하겠으며, 이 내용을 상시 모니터링하고 적절한 답변을 제시해 드리도록 하겠습니다.
